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Boletín GMP

Año IX Boletín 5 - 2020


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12 Mayo

Gestión Documental tu herramienta de comunicación en época del COVID-19

De pronto el mundo cambió, y la frase: “quédate en casa” se volvió mandatoria en nuestras vidas. La mayoría de las empresas empezaron a funcionar a través del trabajo a distancia mejor conocido como Home Office.

Allí estás tú, desde casa, enviando y recibiendo correos, atendiendo conferencias con tu equipo de colaboración, con tus clientes y proveedores, por lo que necesitas tener acceso a ciertos documentos confidenciales que por razones obvias no están guardados en tu equipo y no tienes forma de acceder a estos ya que se encuentran resguardados en las instalaciones de la empresa. O bien estás por impartir una capacitación al personal y el material está un poco pesado para enviarlo por correo, es urgente que los asistentes cuenten con el manual. Podríamos seguir relatando situaciones reales en donde quizá en más de alguna ocasión tú o alguno de tus compañeros se convierten en los protagonistas.

Tú sabes que el Home Office se está convirtiendo en una nueva forma de trabajo que quizá se vuelva permanente y, una manera de asegurar la información accesible a los colaboradores de tu empresa, es través del uso de una Bóveda Digital. El Sistema de Gestión Documental es un Sistema de distribución y publicación de documentos para el personal de tu empresa.

La información de políticas, procedimientos, formatos, reglamento interno, manuales y todo documento que RRHH debe hacer llegar a cada colaborador, se distribuye por este medio a través de listas de distribución que permite que el documento sólo pueda ser visto por el o los colaboradores correspondientes.

Cada vez que se emite un nuevo documento, el Centro de Mensajes le avisa al colaborador que tiene un nuevo documento que puede revisar.

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El módulo de Gestión Documental, forma parte de HumanetHR10, y si requieres conocer más sobre la funcionalidad de este módulo solicita una presentación con tu Ejecutivo.


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