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Boletín GMP

Año VIII Boletín 06 - 2019


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18 JUNIO

¿Qué es “Gestión Documental”?

Es un módulo de Gestión y Administración de documentos. Surge de la necesidad que tienen todas las compañías de documentar las acciones diarias que rigen las actividades administrativas, comerciales, legales, laborales y operativas que en ella se llevan a cabo.

Administrar la documentación en medios impresos es muy complicado y requiere de mucho tiempo, por lo que el Gestión Documental es una herramienta de gran utilidad que permite a las empresas de una manera práctica y sencilla la publicación, conservación y trabajo sobre documentos electrónicos, en los que se basa la operación diaria de la compañía.

Con esta herramienta, la documentación se puede resguardar por tiempo indefinido, actualizar oportunamente y eliminar en el momento en que ya no es útil.

Uno de los ejemplos más claros de la necesidad de cualquier compañía por mantener en adecuada Gestión la documentación interna, son las revisiones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

Pero, ¿qué revisa la STPS en una inspección?

Primero debemos comprender, que la STPS está dividida en diferentes comisiones y, cada una de ellas revisará diversos documentos y lineamientos que toda empresa debe tener. Si se incumple con alguno de estos documentos o lineamientos, la empresa se hará acreedora a una multa, por eso, debemos mantener la información siempre disponible y en orden mediante el módulo de “Gestión Documental”.

La STPS tiene un “Programa de Inspección” para cada uno de los giros comerciales de cada empresa y, a partir de esto mantiene lineamientos específicos de revisión (mismos que se pueden encontrar en la página oficial de la STPS), sin embargo existen diversas generalidades, las cuales trataremos a continuación.

Será materia de revisión:

  • Lo alusivo al contrato colectivo e individual de trabajo y la formalización del empleo.
  • Tópicos económicos como el aguinaldo, los créditos otorgados por el Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores y el Infonavit; el salario mínimo, y la participación de los colaboradores en las utilidades de las empresas.
  • Aviso de los Riesgos de Trabajo al Seguro Social y a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, al Inspector del Trabajo y a la Junta de Conciliación y Arbitraje.
  • Capacitación, Adiestramiento y Productividad.
  • Expediente del personal.
  • Acta constitutiva y poderes.

Observancia de los requerimientos legales bajo los cuales debe ejecutarse el trabajo en régimen de subcontratación (cuando recibas los servicios de una outsourcing). Mismos que a partir del 2019 la STPS en conjunto con el IMSS mantendrán “minuciosas” inspecciones a empresas que contratan trabajadores a través de esquemas de subcontratación, o outsourcing.

¿Cómo acceder al módulo “Gestión Documental”?.

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En esta pantalla podremos encontrar los documentos que hemos guardado y, que nos servirán para presentarlos en la revisión de la STPS. Al hacer un clic en alguna de las categorías veremos los documentos que contiene.

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Los documentos siempre aparecerán con la fecha de actualización, el responsable del documento y una breve descripción de su contenido.

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Recuerda que según el artículo 992 :

Las violaciones a las normas de trabajo cometidas por los patrones o por los trabajadores, se sancionarán de conformidad con las disposiciones de este Título, independientemente de la responsabilidad que les corresponda por el incumplimiento de sus obligaciones.

La cuantificación de las sanciones pecuniarias que en el presente Título se establecen, se hará tomando como base de cálculo la cuota diaria de salario mínimo general vigente, en el lugar y tiempo en que se cometa la violación.

Ley 992. Ley Federal del Trabajo, México, CDMX, 2019.

¡No dejes que la Secretaría del trabajo se te adelante y, gánale un paso con Gestión Documental!


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